Аренда конференц-зала
На сегодняшний день выбор конференц-залов довольно велик. Практически каждая гостиница в Украине имеет свой конференц-зал. Хорошо обученный персонал поможет спланировать и провести любую деловую встречу. Как выбрать конференц-зал, соответствующий именно вашему мероприятию из большого количества предложений? Ведь на самом деле выбор и аренда конференц-зала - достаточно хлопотное и непростое дело.
Конференц-зал должен соответствовать ряду требований. Во-первых, это удобное месторасположение помещения, в котором будет проходить деловая встреча. Аренда конференц-зала в удобном районе с хорошей транспортной развязкой позволит всем приглашенным участникам без особых трудностей и, главное, вовремя добраться до места проведения мероприятия. Во-вторых, конференц-зал должен соответствовать тематике мероприятия, быть достаточно вместительным и иметь современное техническое оснащение. При аренде конференц-зала стоит учитывать масштабность мероприятия, размеры помещения, наличие технической базы (хорошего освещения, проектора, экрана, флипчарта, звукоусилительного оборудования, высокоскоростного Wi-Fi, систем вентиляции, кондиционирования и отопления), условий размещения участников (наличия удобной и должным образом расставленной мебели), а также презентабельный вид самого зала. В зависимости от типа мероприятия и количества участников конференц-зал может быть нескольких конфигураций. При проведении конференции, презентации, международного форума, где подразумевается выступление перед большой аудиторией, классическая расстановка мебели - в виде театра или класса. Для других мероприятий с меньшим количеством участников конференц-зал также может обустраиваться в форме круглого стола, в форме букв «П», «Ш», «Т» или другим образом.
Проведение конференции или семинара в современном, просторном и технически оборудованном для этой цели помещении – залог не только продуктивной работы, но еще и имидж компании. Старый актовый зал в качестве места для серьезного совещания или презентации перед инвесторами нового продукта будет не лучшим вариантом для солидной фирмы.
Проведение конференций, тренингов, семинаров также не обходится без перерывов на кофе-брейк или бизнес-ланчей, а нередко и фуршета по завершению делового мероприятия. Кофе-брейк на конференциях, переговорах, научных дискуссиях, семинарах будет полезен всей аудитории. Во время короткого перерыва участники смогут не только перекусить, выпить чашку кофе или чая, но и просто передохнуть, пообщаться с коллегами и затем с новыми силами приступить к работе. Кофе-пауза также позволит участникам бизнес-встречи, которые видят друг друга впервые, поближе познакомиться.
При выборе бизнес-помещения стоит обратить внимание на то, насколько развита инфраструктура в том месте, где вы собираетесь арендовать конференц-зал, наличие парковки, гардероба, санузла и т.д. Учитывая все вышеизложенное, можно сформулировать основные критерии, на которые стоит обратить внимание при выборе и аренде конференц-зала:
- удобное географическое расположение;
- транспортная доступность;
- площадь и вместительность помещения;
- степень технического оснащения зала;
- презентабельный вид;
- конфигурация рабочего пространства, возможность трансформации мебели;
- высокоскоростной бесплатный Wi-Fi;
- наличие холла или другого помещения для проведения кофе-брейков, фуршетов, бизнес-ланчей и банкетов;
- развитая инфраструктура, наличие санузла, гардероба, парковки;
- выгодная цена аренды конференц-зала.
